Come evitare di rielaborare la tua attività?

Immagina di aver passato giornate intere a creare un progetto, a cambiare e pensare al modo migliore per accontentare il cliente e, alla fine, avverte che la pianificazione è ottima, ma va rifatta, utilizzando un'altra metodologia. Indignato, non è vero?

La rilavorazione è una delle situazioni che più causano insoddisfazione tra i dipendenti di un'organizzazione e questo tipo di situazione può essere estenuante, frustrante e dannosa per i profitti aziendali.

Dopo tutto, il tempo è denaro e quando un team deve eseguire la stessa azione più di una volta, di conseguenza diminuisce la sua produttività.

Ma non disperare, ti mostreremo, in questo post, alcuni consigli per evitare i danni di questo problema. Seguire!

Le principali perdite da rilavorazione:

La rilavorazione, ovvero la necessità di eseguire nuovamente un'attività, genera una serie di perdite per la tua attività. Guarda cosa sono:

Indossare nella squadra e nel rapporto con i clienti
La rilavorazione crea disagio a chi riprende l'attività e anche a chi chiede la rifrazione.

Il team responsabile dei cambiamenti si logora ed è frustrato per dover fare la stessa cosa più di una volta.

Un designer, ad esempio, ha bisogno di tempo e molta creatività per sviluppare l'identità visiva di un marchio.

Ora, immagina l'usura di questo professionista quando deve ripensare a queste idee per la quinta volta. Si spera che l'impegno non sia lo stesso del primo.

Allo stesso tempo, il cliente non si sentirà a suo agio nel chiedere un quinto cambiamento e inizierà a mettere in discussione l'abilità e la credibilità del suo team.

Stress sul posto di lavoro:

La rilavorazione crea una serie di effetti a cascata negativi. Il cliente è frustrato dal risultato, il manager deve chiedere che il lavoro venga rifatto, il team è sotto stress, perché deve finire questa attività, ma anche tutte le altre attività quotidiane.

Quindi, con la scadenza delle scadenze, i team devono essere trasferiti, i dipendenti devono fare gli straordinari, il manager deve fare più richieste. In breve, questo finisce per generare molto stress e correre nell'ambiente di lavoro.

Costi aggiuntivi:

La rilavorazione può assumere proporzioni così grandi che non è più possibile continuare ad apportare modifiche.

Quando viene stabilito un budget, il settore commerciale calcola e misura quanto l'azienda sta spendendo per offrire un servizio specifico in un momento specifico.

Pertanto, verrà calcolato quante ore il team dovrà lavorare per finalizzare il progetto, oltre alle spese fisse che devono essere diluite, come elettricità, internet, pasti, tra gli altri.

Pertanto, quando questo tempo di completamento inizia a superare il tempo inizialmente determinato, l'importo pagato per il servizio finisce per essere proporzionalmente inferiore e la tua azienda inizia a subire perdite.

Oltre a tutte queste situazioni, ci sono ancora domande che sorgono alla ricerca dei colpevoli per ritenere responsabile la rilavorazione.

Queste domande causano insicurezza e ansia nel team e nel cliente.

Pertanto, dopo che il problema esiste già, l'atteggiamento migliore è cercare alternative per aggirarlo e non incolpare.

7 modi per evitare rilavorazioni nella tua attività:

È quasi impossibile eliminare completamente le rifrazioni dalla routine di un'azienda, poiché il lavoro sviluppato non sempre corrisponderà esattamente a ciò che il cliente desiderava.

L'intenzione dovrebbe essere quella di trasformare richieste di modifica di grandi dimensioni in piccole modifiche e ci sono alcune semplici azioni che possono essere intraprese per farlo. Guarda i suggerimenti!

1. Allineare bene obiettivi e aspettative

Il primo passo essenziale per evitare rilavorazioni è allineare obiettivi e aspettative per il progetto. È importante disporre di un briefing completo che descriva i dettagli sull'attività, il progetto, gli obiettivi e qualsiasi altra informazione pertinente.

È inoltre necessario che ci sia un accordo formale, descritto nel contratto con il cliente, sulle regole per le modifiche all'ordine, oltre alla quantità limite di ordini e alla scadenza per l'ordinazione.

Ad esempio, stabilisci che, dopo la consegna finale del progetto, il cliente avrà tre giorni di tempo per inviare tutte le modifiche necessarie contemporaneamente. Per modifiche oltre tale data, verrà applicato un supplemento.

2. Concentrarsi sulla pianificazione delle azioni:

Per evitare rilavorazioni, il primo passo è costruire una pianificazione efficiente.

È importante ottenere tutte le informazioni possibili sul lavoro da svolgere e che il processo sia pianificato in precedenza per evitare sorprese a metà produzione.

Molti manager sbagliano, appunto, nel tentativo di accelerare la fase di progettazione e finiscono per rimanere bloccati nell'esecuzione per mancanza di idee per risolvere quanto richiesto.

La creazione di una pianificazione efficiente rende chiaro quali sono le esigenze del cliente e come il gestore può offrire un servizio per fornirle.

Pertanto, è anche necessario che i dati siano documentati, che ci sia una periodicità degli incontri e che ci siano fasi e azioni delegate ben definite per ogni dipendente.

3. Stabilire le fasi del processo:
Dopo la pianificazione, è necessario stabilire le fasi del processo. Sarà con questa organizzazione che il manager sarà in grado di identificare i processi che richiedono più tempo e più persone e quali processi possono essere eliminati o riorganizzati.

Inoltre, è a questo punto che le azioni devono essere delegate a persone con scadenze di consegna chiare. Ciò eviterà il tipo di scusa: "Ho ritardato la consegna, perché il responsabile della fase precedente non mi ha inviato tutto ciò che era necessario".

4. Condurre formazione periodica:

Spesso, la rilavorazione deriva dal modo errato o obsoleto di eseguire alcune azioni. Con i progressi tecnologici, il modo in cui lavorano molti segmenti è stato influenzato.

Per evitare questo divario, il modo migliore è condurre una formazione periodica per te e la tua squadra.

I corsi di formazione sono in grado di motivare i team e aprire le menti dei dipendenti a nuovi modi per ottenere lo stesso risultato, spendendo meno tempo.

Questi allineamenti contribuiscono anche in modo che le persone coinvolte comprendano tutte le parti del processo e possano agire in modo collaborativo, non individualmente.

5. Automatizza alcune azioni:

La rilavorazione può verificarsi anche in caso di disorganizzazione nella distribuzione e delega dei compiti. Pertanto, è importante utilizzare piattaforme e sistemi che automatizzano e standardizzano alcune azioni.

In questo modo, l'intero team potrà cercare informazioni in un unico luogo e centralizzare lo stato di avanzamento dei processi.

Questa automazione del processo è necessaria, principalmente, nelle aziende in cui più dipendenti svolgono le stesse funzioni.

Inoltre, questi sistemi forniscono automaticamente report e analisi dei dati, evitando errori di calcolo e inserimenti di dati non corretti da parte dei dipendenti.

Un altro vantaggio è che questa tecnologia riduce i costi, reindirizzando le risorse umane per svolgere attività più importanti.

6. Mantenere la comunicazione aperta e chiara:

La verità è che molte rielaborazioni potrebbero essere evitate concentrandosi su una parte molto importante di tutto il lavoro: la comunicazione.

Quando si tratta di ottenere informazioni sul progetto da un cliente o di voler risolvere problemi in sospeso o terminare il lavoro rapidamente, le persone finiscono per trascurare una comunicazione efficiente.

Questa può essere la causa della rielaborazione, la mancanza di una comunicazione chiara e aperta ha il potere di danneggiare l'intero processo.

Pertanto, è importante valutare le domande, per quanto semplici possano essere, per descrivere al massimo la pianificazione e le attività. Ma è anche essenziale che il team sia in sintonia e si scambino informazioni sul progetto.

Inoltre, il canale di comunicazione con il cliente deve essere diretto ed efficiente. Deve essere disponibile per rispondere alle domande del team e fornire un feedback più rapido quando necessario.

7. Ottimizza quando possibile:

Seguendo i passaggi precedenti, al termine del progetto, il team disporrà di documentazione completa e report di produttività che forniranno dati importanti per analizzare il processo.

Da questo, il team sarà in grado di identificare il file 

errori e cosa può essere ottimizzato per progetti futuri, come la pianificazione, la distribuzione delle attività e persino le domande da includere nel briefing.

In questo modo, il team crea strumenti di sviluppo che renderanno il processo sempre più efficiente, riducendo così le rilavorazioni.

Cambiamenti nella tua routine lavorativa
Pertanto, possiamo vedere che un efficiente sistema di gestione e organizzazione del team può eliminare gran parte della rilavorazione.

Quando si pianifica correttamente un progetto, si ottengono informazioni complete e si mantengono canali di comunicazione aperti, la possibilità di essere rielaborati nel processo è molto inferiore.

Dopo questi suggerimenti su come evitare rilavorazioni, è importante continuare ad approfondire le tue conoscenze per migliorare la gestione della tua attività!